So bleibt die Personalarbeit in einer wachsenden Organisation überschaubar

Viele Unternehmen streben nach Wachstum, aber das bringt auch Herausforderungen mit sich. In einer kleinen Organisation ist es zum Beispiel relativ einfach, die Personalarbeit sinnvoll zu organisieren.

Wenn das Unternehmen wächst, wird dies jedoch immer schwieriger. Irgendwann reicht eine einfache Tabellenkalkulation nicht mehr aus. Haben sie zunehmend Probleme, den Überblick zu behalten? Dann ist es an der Zeit, auf eine professionelle HR-Software umzusteigen.

Welche Herausforderungen bringt ein wachsendes Unternehmen mit sich?

Ein wachsendes Unternehmen stellt die Personalabteilung – bzw. die mit der Personalarbeit betraute Person - vor mehrere Herausforderungen. Dazu gehören nicht nur administrative Tätigkeiten wie das Erfassen der Arbeitszeiten und Urlaubstage. Sie werden auch mehr Beurteilungsgespräche führen müssen. Außerdem wird es immer zeitaufwändiger, alle Erklärungen zu bearbeiten.

In einem Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern reichen informelle Gespräche und eine Tabellenkalkulation meist noch aus. Wenn das Unternehmen jedoch schnell wächst, ist es an der Zeit, davon abzurücken. Das ist nicht nur eine Frage der Mitarbeiterführung. Es geht hier auch um die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und um Nachweispflichten.

Wie die richtige Software Ihnen helfen kann

Die richtige Software hilft Ihnen, den Überblick über alle Personalangelegenheiten zu behalten. Eine HR-Software wie die von HoorayHR bietet Ihnen eine digitale Personalakte. Darin können Sie u. a. Urlaubstage, Abwesenheit und Stunden pro Mitarbeiter erfassen. Daneben werden hier alle relevanten Unterlagen wie Arbeitsverträge, Zwischenzeugnisse usw. erfasst.

Dank einem guten HR-Tool sind Personalangelegenheiten weniger zeitaufwändig. Außerdem vermeiden Sie Fehler, die im Extremfall kostspielig werden können.

Die Bedeutung von Beurteilungsgesprächen

Zur modernen Personalführung gehört auch, Beurteilungsgespräche zu führen. In einem Beurteilungsgespräch können Sie Ihren Mitarbeitern ein Feedback geben. Andererseits haben die Mitarbeiter in einem Beurteilungsgespräch auch die Möglichkeit, Bedenken zu äußern oder dem Management Feedback zu geben.

Die jährlichen Mitarbeitergespräche werden meist auch dafür genutzt Ziele zu vereinbaren und die Zielerreichung im letzten Jahr zu besprechen. Diese ist wiederum Grundlage für die Bemessung der variablen Gehaltsbestandteile.

Erfassung von Stunden und Urlaubstagen

In einem kleinen Team ist es einfach, den Überblick zu behalten, wann jemand gearbeitet hat. Gerade in Start-ups wird oft gar nicht auf die Arbeitszeit geachtet. Jeder erbringt seine Leistung und alles funktioniert. Doch selbst dann müssen Urlaubs- und Krankheitstage richtig erfasst und Dienstreisen abgerechnet werden.

Wenn zum Beispiel Abwesenheitstage nicht ordentlich erfasst werden, werden sie auch nicht in die Lohnabrechnung aufgenommen. Und wenn die Urlaubstage nicht richtig geplant und erfasst werden, kann es passieren, dass plötzlich zu wenig Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Für ein großes Unternehmen ist es daher unerlässlich, Stunden, Urlaub und Abwesenheit erfassen zu können. HR Software hilft Ihnen genau dabei.

Spesenabrechnungen für Mitarbeiter

Sind Sie als Manager an ein kleines Team gewöhnt? Dann war es vielleicht üblich, dass die Belege einfach auf Ihren Schreibtisch gelegt wurden. In einem größeren Team ist dies jedoch nicht mehr effizient. Denn es entsteht ein riesiger Stapel von Belegen auf Ihrem Schreibtisch, und Sie wissen vielleicht gar nicht mehr, welche Ausgaben verschiedene Mitarbeiter getätigt haben.

Wie lässt sich dieses Problem lösen? Moderne HR-Softwarelösungen bringen dafür i.d.R. eine App zur Belegerfassung mit. Sie ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Belege einfach hochzuladen, so dass Sie sie nicht aufbewahren müssen. Außerdem behalten Sie auf diese Weise immer einen klaren Überblick über die Ausgaben pro Mitarbeiter. Die Spesenabrechnungs-App software kann sogar mit Ihrem Buchhaltungssystem verknüpft werden.

Verhindern Sie, dass Personalunterlagen verloren gehen

Mit einer HR-Software verhindern Sie auch, dass Personalunterlagen verloren gehen. In der digitalen Personalakte werden die Daten sicher in der Cloud gespeichert und können nur von Ihnen und anderen autorisierten Personen eingesehen werden. Sie müssen sich also keine Sorgen machen, dass Dokumente verloren gehen oder in die falschen Hände geraten. Da Ihre Personalakte in der Cloud gespeichert ist, können Sie außerdem jederzeit und überall darauf zugreifen. Auch wenn Sie zum Beispiel von zu Hause aus arbeiten.

Natürlich ist es auch wichtig, dass Sie die Datenschutzgesetze einhalten und dass die Daten Ihrer Mitarbeiter gut geschützt sind. Mit einer professionellen HR-Software können sie sicher sein, dass sie allen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Skalierbar und flexibel

Wenn ein wachsendes Unternehmen auf eine professionelle HR-Software setzt, will es meist auch noch weiter wachsen. Moderne Softwarelösungen sind von Beginn an so ausgerichtet, dass sie mit den Anforderungen mitwachsen.

Es können je nach Bedarf weitere Mitarbeiter hinzugefügt, Hierarchieebenen eingerichtet, Arbeitszeitmodelle abgebildet werden und vieles mehr.

Fazit

Als HR-Verantwortlicher ist es schön, wenn Ihr Unternehmen ein schnelles Wachstum erlebt. Doch es bringt auch Herausforderungen mit sich. Die richtige HR-Software kann Ihnen dabei helfen, Ihre Personalarbeit zukunftsfähig zu gestalten.

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Beitragsbild erstellt mit Bing Image Creator und Canva