Viele Unternehmen versuchen bei Toner, Papier oder Druckgeräten Kosten einzusparen. Zu Recht, aber noch lohnender sind Antworten auf Fragen wie: Welche Ausdrucke sind überflüssig? Welche Prozessabläufe sparen Geld? Welche Services können ausgelagert werden?

Er ist beliebt bei Azubi, Sekretärin und Geschäftsleitung und zählt zu den häufigsten Tastenbefehlen überhaupt: der Druckbefehl. Gerade das macht ihn so gefährlich und treibt die Bürokosten in schwindelnde Höhen.

Druckausgaben sind ein zentraler Kostentreiber in Firmen. Es wird zu viel, zu häufig und zu unkoordiniert ausgedruckt. Nur in wenigen Unternehmen besteht überhaupt ein Überblick über das tatsächliche Druckvolumen. Eine aktuelle Studie des IT-Magazins Information Week beziffert diese Zahl auf maximal 13 Prozent aller deutschen Unternehmen mit über 500 Mitarbeitern oder über 50 Millionen Euro Jahresumsatz. Dabei würde dem Management bei einer systemgestützten Erfassung der Druckkosten alle Haare zu Berge stehen. Laut Erhebungen von Information Week machen Druckkosten nämlich bis zu 10 Prozent der gesamten IT-Kosten aus. Neben den Druckkosten, können Sie Ihre Energiekosten durch den Einsatz einer hocheffizienten LED Bürobeleuchtung senken. Gerade in Büros und Bürogängen sind die Arbeitsvorschriften oft so ausgelegt, dass eine Mindestanforderung an Helligkeit vorhanden sein muss. Die Folge - in Fluren ohne ausreichendes Tageslicht führen diese Vorschriften zu einer Dauerbeleuchtung während der Bürozeiten. Eine Umstellung auf energiesparende Beleuchtung spart neben den Druckkosten im Schnitt nochmal bis zu 40% der Kosten im Unterhalt eines Arbeitsplatzes. 

Druckvolumen systematisch analysieren

Abhilfe schafft eine umfassende Analyse des firmeneigenen Druckvolumens mit dem Ziel, das Drucken und Versenden von Dokumenten insgesamt zu optimieren. Diese Herausforderung kennen IT-Experten unter dem Begriff „Output-Management“ und gewinnen damit zunehmend auch auf den Chefetagen Fürsprecher.

Vorreiter in Sachen Output-Management sind Großunternehmen. Neben handfesten Einsparpotenzialen waren effiziente Dokumentenprozesse hier schon früh ein betriebswirtschaftliches Anfordernis. „Wer etwa Eingangsrechungen, Belege und Frachtbriefe nicht digitalisiert und online bereithält, riskiert Wettbewerbsnachteile“, analysiert Thomas Rick, Geschäftsführer der auf Dienstleistungen rund um Dokumente spezialisierten Behrens & Schuleit GmbH aus Düsseldorf. „Im Betriebsalltag lähmen lange Suchzeiten und Postwege zentrale Unternehmensprozesse.“

Das papierlose Büro ist jedoch im modernen Geschäftsalltag eine immer noch unrealisierte Vision. Für viele geschäftskritische Unterlagen wie Verträge, Vereinbarungen oder Produktionsunterlagen wird auch in Zukunft eine Papierversion erforderlich sein. Experten sprechen deshalb von einem Trend zum papierarmen Büro. „Die Kunst liegt in einer intelligenten Verknüpfung eines analogen und digitalen Dokumenten-Managements“, bringt Thomas Rick die Herausforderung vieler Unternehmen auf den Punkt.

Im Zuge allgemeiner Kosteneinsparungen beschäftigten sich immer mehr mittelständische Unternehmen mit dem Thema Output-Management, entdecken ungeahnte Optimierungspotenziale und suchen nach geeigneten Lösungen. Dazu stehen spezialisierte Dienstleister wie Behrens & Schuleit bereit, die flexible Services und Formen einer Zusammenarbeit anbieten.

Druckprozesse teilweise auslagern

Nicht alle Druckaufträge müssen von Firmen in Eigenregie abgewickelt werden. Gerade bei technisch aufwändigen Druckprozessen lohnt sich oft eine Auslagerung an Spezialisten. Besonders sinnvoll ist dies etwa bei der Reproduktion von technischen Zeichnungen und Kartenmaterial. Hier eröffnen sich enorme Einsparpotenziale.

Das Heiztechnik-Unternehmen Vaillant erkannte dieses Potenzial bereits Mitte der 90er Jahre und lagerte wiederkehrender Druckaufträge an Behrens & Schuleit aus. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um aktuelle Produktions- und Montagepläne, die schnell einer großen Zahl von Mitarbeitern zugänglich gemacht werden müssen.

Die Drucklogistik ist denkbar einfach: Zweimal wöchentlich übersendet Vaillant per Mail technische Zeichnungen und Ablaufpläne. Ein beiliegendes PDF-Dokument informiert über Format, Auflage und Adressaten. Behrens und Schuleit druckt die Dokumente in der erforderlichen Form und vervielfältigt sie in der gewünschten Anzahl. Innerhalb von 48 Stunden gehen die Druckunterlagen in adressierten Postmappen zurück an Vaillant, wo sie direkt den zuständigen Mitarbeitern zugestellt werden. Die Original-Ausdrucke werden auf Mikrofilm-Karten verfilmt und mit genauer Indexierung dem Zentralarchiv übermittelt. So profitiert Vaillant von einer schnellen, sicheren und kosteneffizienten Abwicklung. „Das gezielte Outsourcen von Druckaufträgen ist für uns eine sehr gute Alternative“, bestätigt Dr. Gamal Lashin, verantwortlich für R&D Support bei Vaillant. „Wir könnten diese Prozesse intern nur mit einem erheblichen zeitlichen und finanziellen Mehraufwand realisieren.“

Von Rundum-Services profitieren

Auch bei der AREVA Energietechnik GmbH setzt man seit Jahren auf ein professionelles Output-Management. Der internationale Anbieter von Energie-Technologie vertraut dabei häufig auf die Druckkompetenz von Behrens & Schuleit. So werden etwa technische Handbücher und Bedienungsanleitungen innerhalb weniger Stunden in höchster Qualität produziert. Typisch ist folgender Prozessablauf: Der Kunde übergibt eine CD mit dem relevanten Datenmaterial sowie beschriftete Ordner. Behrens & Schuleit übernimmt im nächsten Schritt das Drucken und Plotten aller Daten. Anschließend werden die Vorlagen in der gewünschten Anzahl vervielfältigt und in die mitgelieferten AREVA-Ordner einsortiert. Pro Ordner wird ein Duplikat der Original-CD beigefügt. Abschließend übernimmt Behrens & Schuleit noch die schnelle und zuverlässige Rücklieferung. „Die qualitätsgetreue Vervielfältigung von technischen Zeichnungen gehört in die Hände von Spezialisten“, bestätigt Projektmanager Hans-Georg Bork von AREVA und ergänzt: „Wir sind froh, dass wir mit Behrens & Schuleit einen Partner haben, der uns einen bedarfsgerechten Rundum-Service anbieten kann.“

Viele Herausforderungen des Output-Managements schlummern in deutschen Archiven. Hier stapeln sich originale Karten- und Engineering-Unterlagen, die als Transparente langsam vergilben und spröde werden. Diese Altdokumente können durch moderne Methoden bewahrt werden. Hier eröffnet die von Behrens & Schuleit entwickelte Durchlichttechnik, eine Kombination aus Mikrografie- und digitaler Scantechnologie, ungeahnte Möglichkeiten. Die Durchlichttechnik erlaubt die Aufbereitung und Sicherung von jahrzehntealten Archivunterlagen. Nahezu unleserliche Dokumente werden durch Kontrastverschärfungen wieder hergestellt und anschließend zukunftssicher archiviert. „Wir erwecken sterbende Dokumente wieder zum Leben, damit keine wichtigen Informationen verloren gehen“, erklärt Behrens & Schuleit Geschäftsführer Thomas Rick stolz. So vielfältig und nützlich kann Output-Management sein.

Christina Zerres

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