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Konzept zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Von Dipl.-Pädagogin Beatrice Wagner, Bamberg
Grundsätzliches
Denken Sie mal nach, wie die Einführung neuer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen aussieht? Wer nimmt sich wirklich Zeit für die Neuen? Werden sie nicht größtenteils sich selbst überlassen? Und wenn sie nicht schwimmen, wenn man sie ins kalte Wasser geworfen hat, na ja dafür gibt´s die Probezeit; wer´s nicht schafft, kann gehen. Er/sie kann ja fragen, wenn sie was nicht weiß. Nur diese "Wirf-ins-kalte-Wasser-Strategie" bringt uns nicht weiter. Es geht schon bei so Kleinigkeiten, wie der Kopierer funktioniert, los. Auch tagelanges Aktenwälzen hat nichts mit Einarbeitung zu tun!!
Warum eine systematische Einarbeitung unverzichtbar ist:
- Die Kosten des Auswahlverfahrens sind sehr hoch (Anzeigenschaltung, AC, Vorstellungsgespräche)
- Die häufige Fluktuation belastet das qualitative und quantitative Arbeitsergebnis der Gruppe. Der/die Neue kann zwangsläufig noch nicht so gut und schnell wie die anderen Mitarbeiter arbeiten!
- Das Gruppen-/ Abteilungs-/ Gesamtklima wird durch häufige Wechsel belastet.
- Der erfolgreiche Aufbau von neuen Mitarbeitern ist ein Kriterium für die Beurteilung der Führungsqualität der Vorgesetzten.
- Das Image de Unternehmens wird auf dem Bewerbermarkt schlechter.
- Kundenbindungen werden möglicherweise zerstört.
Ziele der Einarbeitung:
Der Mitarbeiter
- weiß, was er zu tun hat (kennt Aufgabenspektrum)
- und wie er es zu tun hat (Qualität)
- ist ins Team integriert
- hat eine hohe Bindung an das Unternehmen entwickelt (Loyalität)
Die Einarbeitung fängt schon bei der Auswahl an. Der häufigste Grund für eine fehlgeschlagene Einarbeitung liegt daran, dass die Schilderung des Unternehmens und die Aufgaben im Vorstellungsgespräch nicht mit der Arbeitsrealität übereinstimmen. So ist der Bewerber schnell enttäuscht und Frustration eine Folge.
Liegen Vertragsunterzeichnung und Einstellungstermin mehrere Wochen auseinander, sollte der/die neue Kollege/-in zu einem Vorgespräch gebeten werden, um ihm/ihr ggf. neuere Entwicklungen zu erläutern bzw. um neue Infos aus dem Markt und aus dem Unternehmen zu geben.
Checkliste vor dem ersten Arbeitstag:
- Ist der Vertrag rechtzeitig herausgegangen?
- Hat der/die MA alle wichtigen Infos zum Unternehmen bzw. zur Abteilung? (Größe (Bilanzvolumen, Töchter, Zweigstellen, Anzahl der MA), Produkte, Aufbauorganisation, Ansprechpartner, Marktposition...)
- Weiß er/sie genau, wo er/sie sich am ersten Tag melden soll?
- Sind die Verkehrsanbindungen/Parkmöglichkeiten bekannt?
- Ist die Bedienernummer vorbereitet?
- Sind die Kompetenzen geregelt?
- Ist ein Arbeitsplatz vorhanden/vorbereitet:
7.1. PC und Telefon
7.2. Arbeitsgeräte: Schreibzeug, Locher, Rechner, Ablagekästen...
7.3. Schlüssel
7.4. Namensschild/Stempel
- Sind die MA informiert (wer kommt, wann kommt er/sie, was macht er/sie, in welche Abteilung kommt er/sie?
- Hat der/die neue MA evtl. vor Dienstantritt Geburtstag? -> Gratulation
Bereiten Sie das Team auf den Neuen/die Neue vor!!
Als eine vorgelagerte Möglichkeit bietet sich an, künftige Kollegen mit ins Vorstellungsgespräch einzubeziehen.
Informieren Sie das Team über die Person und Qualifikation des/der Neuen.
Überlegen Sie im Team, wie alle zur Einarbeitung beitragen können, wer für welche „Problemchen“ Ansprechpartner wird und wie man den neuen Kollegen / die neue Kollegin mit den formellen und informellen Spielregeln vertraut machen kann:
Brainstorming:
Unsere formellen Spielregeln:
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Unsere informellen Spielregeln:
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Orientierungsgespräche
- Geht man von einer Probezeit von 6 Monaten aus, sollte ein erstes kurzes Orientierungsgespräch (v.a. über die emotionale Befindlichkeit) nach spätestens 4 Wochen stattfinden. Als Gesprächspartner sollten Vertreter der Geschäftsleitung fungieren, um dem/der Neuen das Gefühl von Wichtigkeit zu geben.
- Ein zweites Gespräch soll spätestens nach der Hälfte der Probezeit (nach 3 Monaten) eingeplant werden. Dabei sollen Details zum Unternehmen, zum Aufgabengebiet und zur Position Gesprächsinhalt sein.
Z.B. wie nimmt der neue Mitarbeiter sein Umfeld und seine Aufgaben wahr? Kommt er damit zurecht? In diesem zweiten Gespräch sollten Sie auch Anregungen entgegennehmen und ihm/ihr natürlich Orientierung geben. Als Gesprächspartner empfiehlt sich der unmittelbare Vorgesetzte und/oder ein erfahrener Kollege
- Abschlussgespräch, ca. 3 Wochen vor Ablauf der Probezeit. In diesem Gespräch werden die wichtigsten Stationen der Einarbeitung zusammengefasst, Fragen geklärt, die Meinung des/der Mitarbeiters/-in zur Einarbeitung und zur Integration erfragt und natürlich offen und ehrlich die Leistung beurteilt. Es wird über die weitere Zusammenarbeit, inklusive der weiteren Qualifikationsschritte oder über eine Trennung gesprochen. Gesprächspartner sollten der Vorgesetzte sowie der Personalleiter sein.
Informationen am Anfang
(Orientierung geben und Grenzen ziehen)
Sofern diese in Ihrem Unternehmen existiert, gehen Sie mit dem/der Neuen die „Broschüre für neue Mitarbeiter“ durch. Wichtig sind die Punkte Geschichte, Strategien, Erfolge, Philosophie, Produkte, Größe, Marktstellung, Zweigstellen, Betriebsabteilungen (wo, Ansprechpartner bzw. Leiter), Organigramm, Betriebsausflüge, Regelungen zu Urlaub, Gehaltszahlung, Fahrtkostenabrechnung, fixe Besprechungstermine...Sozialkatalog, Prämiensystem, Betriebsrat, Kurier, Infoweitergabe, Hinweise auf Schulungen.
Es empfiehlt sich, diese Informationen auf mehrere Tage zu verteilen.
Die Einführung des/der Neuen soll durch den Vorgesetzten erfolgen; der Einarbeitungsprozess möglichst durch das ganze Team. Das bedeutet, dass im Vorfeld überlegt werden muss, wer aus dem Team für welche Infos und Alltagsprobleme (Standort und Funktion des Kopierers, Kantine,...) zuständig ist. Hauptbezugsperson sollte allerdings der unmittelbare Vorgesetzte bleiben.
Hochqualifizierten Mitarbeitern (z.B. in Leitungspositionen) soll ein Mentor zur Seite gestellt werden, der hierarchisch höhergestellt ist. Der Mentor ist Ansprechpartner für besondere Probleme. Mentoren besprechen Marktentwicklungen, Unternehmensstrategie und berichten aus ihren Erfahrungen im Unternehmen.
Der erste Arbeitstag / Checkliste
- Abholen des/der Mitarbeiters/-in / Wo / Wer
- Einführungsgespräch, bspw. zu Geschichte und Größe des Unternehmens sowie zur Organisationsstruktur, damit der/die neue Mitarbeiter/-in seine nächsten Vorgesetzten kennt.
Wichtig sind Informationen zur Stelle und zur Bedeutung der Arbeit des/der Neuen für das Unternehmen.
- Unterlagen für die Personalabteilung:
- Lohnsteuerkarte
- SV-Ausweis
- Krankenkasse
- VWL-Antrag
- Bankverbindung
Zeigen Sie Interesse an der ganzen Person des/der Mitarbeiters/-in: D.h. fragen Sie auch nach Hobbies, Familie, Urlauben...
Nach dem Einführungsgespräch geben Sie dem/der Neuen einen konkreten und leicht zu bewältigenden Auftrag: z.B. jeden direkten Kollegen zu interviewen und Fragen zu seinen Aufgaben zu stellen. So kann der/die Neue gleich die Kollegen kennenlernen.
Auf jeden Fall sollte nach dem Einführungsgespräch von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz gegangen werden und der/die Neue vorgestellt werden und zwar den Kollegen der gesamten Abteilung und den Vorgesetzten.
Außerdem muss überlegt werden, mit wem er/sie außerhalb der Abteilung viel zu tun haben wird; diese Partner soll der/die Neue auch so schnell wie möglich kennenlernen. Denken Sie dabei auch an die Kunden!
Nach dem Einführungsgespräch und dem Rundgang im Unternehmen, folgt die Einweisung am neuen Arbeitsplatz.
Einweisung am neuen Arbeitsplatz:
Telefonverzeichnis, Einweisung
PC-Bedienung
Sofern vorhanden in das Handbuch über allgemeine Abläufe innerhalb der Organisation einweisen
Standorte und Bedienung von Fax, Kopierer, Kaffeemaschine
Sicherheitshinweise: Verbandskasten, Feuerlöscher, Alarmanlage
Zur Einweisung am neuen Arbeitsplatz soll nach der 4-Stufen-Methode vorgegangen werden, um gute Lerneffekte zu erzielen und um die Neuen nicht zu sehr zu überfordern:
Die 4-Stufen-Methode:
- Stufe: den Mitarbeiter vorbereiten
- Stufe: die Aufgabe erklären und vormachen
- Stufe: die Aufgabe ausführen lassen
- Stufe: das Ergebnis besprechen, evtl. korrigieren